¿Que
es el outsourcing?
El Outsourcing es un término inglés
conformado por dos palabras "out" que traducida al español significa
fuera y "source" cuyo
significado es fuente u origen, es decir, la expresión se refiere a una fuente
externa, la cual generalmente dentro del ámbito empresarial es utilizada para
referirse a la subcontratación, externalización o tercerización.
El outsourcing se identifica como
externalización o subcontratación, representa una herramienta eficiente de la
administración que consiste en la delegación, a una empresa especializada, de
tareas que van desde las más básicas, como son el mantenimiento, hasta procesos
enteros como pueden ser la contabilidad o el reclutamiento de personal, esto le
permite a la organización el espacio y tiempo necesarios para dedicarse a las
actividades y procesos que son la esencia de la misma, es decir aquellas tareas
que componen el giro de la empresa, con la finalidad de alcanzar sus objetivos.
En este proceso interviene en alto grado
la confianza, misma que se le otorga a la contratista, ya que se le cede el
control de una parte que compone a la contratante, sin embargo este grado de
confianza y responsabilidad varía según la actividad o proceso que se va a
delegar e inclusive también influye el tamaño y giro de la empresa.
Antecedentes
Históricos
Debido a la llegada de la globalización y
la evolución de los mercados se empezaron a ver las necesidades de las empresas
de delegar algunos procesos de su empresa para enfocarse en sus puntos fuertes,
anteriormente estas preferían hacer completamente sus procesos
independientemente, se consideraba la mejor estrategia en ese entonces para no
depender de proveedores, sin embargo poco a poco esta estrategia comenzó a
decaer debido a la falta de capacidad, incompetencia, la falta de tecnología o
la situación financiera que algunas empresas comenzaban a presentar, eran estos
los factores que orillaban a las organizaciones a utilizar la subcontratación.
Se sabe que este fenómeno comenzó en los
años cuarenta (S. XX) en Estados Unidos, sin embargo los primeros registros que
se tienen de la externalización datan de mediados de los años sesenta cuando
las organizaciones consideraban necesaria la contratación de centros de
especialistas en computación para ayudarlos en sus áreas financieras y de
operaciones.
Alrededor de los años ochenta se abrió
camino para la llegada del Outsourcing debido a la necesidad que tenían las
empresas de competir con otras a nivel global, con esto algunas de ellas
tuvieron que trasladarse o abrir sucursales en el extranjero permitiéndoles, en
algunos de los casos, posicionarse en dichos mercados, este proceso traía
consigo diversas ventajas como son minimizar sus costos de personal, inyectar
el marketing en diferentes mercados, así como también invertir en investigación
y desarrollo.
Hoy en día la tendencia de las empresas es
delegar por completo algunas áreas de la empresa y por lo tanto procesos
enteros, para que la organización pueda implementar una especialización de los
negocios, es decir para que pueda dedicarse enteramente a la actividad central
que mantiene al negocio funcionando y que le permite obtener ganancias.
Ventajas del
Outsourcing
El uso
de la subcontratación trae consigo diversos beneficios, entre estos destacan:
- Permite enfocarse en lo que es realmente importante: la actividad que hace a la empresa ganar dinero.
- Disminuir los costos, ya que se puede pagar menos por ciertas funciones, por ejemplo la limpieza.
- Algunas empresas de Outsourcing cuentan con tecnología que no es tan accesible para la empresa que desea usarla.
- Permite tener una organización esbelta.
- Da pie a la innovación ya que se pueden obtener nuevas ideas.
- Puede mejorarse la imagen de la empresa al contratar servicios especializados.
- Se delegan algunos procesos correspondientes al área de recursos humanos como negociaciones y reclutamiento.
Desventajas del
Outsourcing
A pesar de ser una herramienta eficiente
puede conllevar algunos inconvenientes de los cuales algunos se mencionan a
continuación:
- Puede que la reducción de costos no sea suficiente.
- Existe la posibilidad de que a los clientes les desagrade el servicio de la función que se subcontrató.
- No muchas empresas de Outsourcing están lo suficientemente capacitadas para ejecutar las funciones que se les delega.
- En caso de que la empresa subcontratada no lleve a cabo bien la tarea encomendada se puede ver afectada alguna de las tres áreas principales de la empresa: operacional, administrativa y financiera.
- Al no estar preparada la empresa para delegar una tarea, puede haber un choque cultural de la misma.
- En algunos casos se pierde el contacto directo con el cliente.
Tipos de Outsourcing
A continuación se presentan dos maneras de
tipificar el Outsourcing:
Según su finalidad
Outsourcing táctico: Este tipo de
subcontratación se considera como tal una simple externalización de una función
no tan primordial para la empresa y generalmente la razón principal para
implementarlo es debido a la necesidad de reducir costos.
Outsourcing Estratégico: En el Outsourcing
estratégico se pretende crear una relación estable con la empresa a la cual se
le es delegada una función, se considera una alianza estratégica la cual se va
consolidando de acuerdo a la interdependencia de la tarea delegada con respecto
a las demás que componen a la empresa, debido a que se busca mejorar la calidad
de la función delegada, mejorar algún servicio y/o aumentar la capacidad de la
misma.
Según su naturaleza
Co-Sourcing: Este tipo de
Outsourcing se presenta cuando tanto la empresa que delega la función como la
que presta el servicio comparten las responsabilidades y en algunos casos los
riesgos de la prestación del mismo.
In-house: Se presenta cuando los servicios
solicitados se realizan dentro de las instalaciones de la empresa que las
solicitó.
Off-shoring: Se le conoce también
como deslocalización y se denomina así cuando se solicita la contratación de servicios
a una empresa que se encuentra en el extranjero, es utilizada cuando ésta
ofrece menores costos con respecto a los nacionales.
Off-site: Ocurre cuando los servicios son
generados en las instalaciones correspondientes a la empresa que los está prestando.
Niveles de
Outsourcing
Partes complementarias: Consiste en la compra
de piezas o subpiezas que componen al producto final, a otra empresa
especializada en la manufactura de dichas piezas, generalmente se aplica cuando
la empresa no tiene la capacidad para producirlas o como estrategia para
disminuir costos.
Individual: Este nivel de
Outsourcing se aplica cuando sólo es necesario delegar la función o conjunto de
tareas de un trabajador o administrador, se utiliza principalmente para
aquellos puestos o actividades que son utilizadas por la empresa de manera
regular, pero que no necesita que el empleado se encuentra de tiempo completo
en la misma.
Funcional: Se utiliza el Outsourcing a nivel
funcional cuando es necesario delegar una función o tareas que requiera un
conjunto de conocimientos o habilidades técnicas de manera especializada.
Proceso: Comprende la delegación de un proceso
entero a otra empresa que se especializa en el conjunto de tareas que éste
requiere, se utiliza regularmente en el área de recursos humanos con el proceso
de reclutamiento.
Áreas en las que se
aplica el Outsourcing
Finanzas y contabilidad: Algunas de las
funciones que comprende esta área se delegan debido a que se considera que en
lo relativo a la administración, no son el núcleo de las operaciones
organizacionales, algunas de esas funciones comprenden: la nómina de sueldos,
sistemas financieros, declaración de impuestos, presupuestos, créditos,
tesorería, entre otros.
Administración de capital e inversiones: Generalmente la
ocupan las empresas dedicadas a invertir, ya que pueden delegar esa parte de
los servicios financieros, así como también los fondos de cobertura y los
fondos de inversión.
Administración inmobiliaria: Involucra una
responsabilidad por ciertas funciones como servicio al cliente, cafetería,
arrendamiento de estacionamientos, seguridad física, recuperación en caso de
desastres, entre otras.
Recursos humanos: Se considera el área
donde ha habido mayor movimiento y ha recibido más atención, entre las
funciones que se subcontratan están: la nómina de sueldo, el reclutamiento, la
capacitación, administración de quejas y sugerencias y administración de
beneficios para el personal.
Logística: Involucra las funciones no
primordiales para la empresa con respecto a la administración de adquisiciones
y proveedores como son: entregas, inventario, empaque, instalaciones,
administración del almacén, mantenimiento o limpieza, servicios de
recepcionista, entre otros.
El Outsourcing representa una manera en que
la empresa puede deslindarse de aquellas funciones o actividades que no son tan
primordiales, para poder enfocarse en las que le dejan un margen de ganancia,
dentro de sus diversos beneficios se puede destacar de manera fundamental la
disminución de costos, ya que esto permite a la empresa aumentar el margen
antes mencionado, a pesar de que conlleva algunos inconvenientes estos se
consideran mínimos ya que en general si la empresa que ofrece el servicio de
subcontratación está a la altura de la calidad que requiere la organización que
lo solicita, lo único que si habría que tomar en cuenta para la implementación
de esta tarea sería la madurez que la empresa tiene para contratar dicho
servicio, debido a que si no tiene bien definida una estructura, puede llegar a
haber un choque de cultura organizacional que la dañe.
Por
otra parte de acuerdo a la finalidad del servicio de contratación puede
obtenerse muchos beneficios para la empresa principalmente si se escoge el
enfoque estratégico ya que la generación de una relación a largo plazo con una
empresa dedicada a la subcontratación puede mejorar la calidad los productos de
la primera y la calidad de los servicios de la segunda.
SERVICIOS
UNIVERSAL EMPRESARIAL “SUNIVEMCA”
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