Los manuales administrativos son documentos
escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos
administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los
integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de
acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
Los manuales Administrativos
representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para
la organización y comunicación, que contiene información ordenada y
sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas,
políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha
utilidad para lograr una eficiente administración. Son considerados uno de los elementos
más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan
el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción
humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa,
fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de
información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes
para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.
¿Como se deben elaborar los manuales
administrativos?
Su elaboración depende de la
información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de
manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a
abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la
organización, su alcance se ve limitado únicamente por las exigencias de la
administración.
Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben
desarrollar una serie de fases
- Planificación del Trabajo
- Búsqueda de la Información
- Análisis de la información
- Elaboración del manual
- Validación del manual
- Autorización del manual
- Difusión y distribución del manual
- Revisión y actualización del manual
Clasificación de los Manuales
La
clasificación de los Manuales puede resumirse en Generales y Específicos,
siendo los Generales aquellos que contienen información de aplicación universal
para todos los integrantes de la organización y Específicos los que su
contenido está dirigido directamente hacía un área, proceso o función
particular dentro de la misma.
Sin
restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen
dentro de las empresas, para efectos de este texto se hace énfasis en tres
tipos de manuales, los cuales son los que ofrecen mayor aporte para la
comprensión del tema central objeto de estudio: De organización, de Normas y procedimientos y de puestos y funciones.
Manual de organización
Es un manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos
de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes
para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella.
En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa,
señala las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de
ellas para el logro de los objetivos organizacionales.
Manual de normas y procedimientos
Este Manual describe las tareas rutinarias de
trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro
de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para
unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteración
arbitraria. Contiene un
texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución de las actividades
que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, así como las
formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se
describan
Manual de puestos y funciones
Este Manual contiene las responsabilidades y
obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura
organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de
trabajo para cada uno de ellos. Se utiliza generalmente en aquellas
empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en
sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e
intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo,
delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las
relaciones entre cada función de la organización.
Describe el nivel jerárquico de cada puesto
dentro de la organización, así como su relación de dependencia, lo cual quiere
decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a
que posiciones está subordinado directa e indirectamente y cuál es su relación
con otros puestos de trabajo.
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